Hiện đại hóa công tác quản lý cán bộ

(EFinance số 122 Ngày 15/08/2013) - thời gian qua, việc vận dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lý cán bộ (QLCB) tại một số đơn vị thuộc Bộ Tài chính đã đạt được những kết quả nhất quyết. Tuy nhiên, do chưa có sự triển khai đồng bộ và theo nhu cầu riêng của các đơn vị nên việc đánh giá và tổng hợp bẩm về tình hình nhân sự của toàn ngành Tài chính còn chưa phát huy được hiệu quả, số liệu cục bộ và không đồng bộ gây rất nhiều khó khăn cho việc tổng hợp.  Quản lý cán bộ bằng CNTT  Con người luôn là nguyên tố quan yếu, quyết định sự thành bại của một đơn vị. Chính thành thử, Bộ Tài chính nhận thức đúng đắn và đánh giá cao về vị trí và vai trò của công tác QLCB. Thực hành tốt công tác QLCB, ngành Tài chính sẽ chủ động trong công tác tổ chức cán bộ, góp phần nâng cao năng lực quản lý quốc gia về tài chính của Bộ. Thời kì qua, việc áp dụng CNTT vào công tác QLCB tại một số đơn vị thuộc Bộ Tài chính đã đạt được những hiệu quả quản lý nhất quyết. Tuy nhiên, do chưa có sự triển khai đồng bộ và theo nhu cầu riêng của các đơn vị, nên việc đánh giá và tổng hợp thưa tình hình nhân sự của toàn ngành Tài chính còn chưa phát huy hiệu quả; do số liệu cục bộ và không đồng bộ gây rất nhiều khó khăn cho việc tổng hợp. Việc này đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lập kế hoạch, định hướng và xây dựng chiến lược nhân sự của Bộ. Thêm vào đó, do Bộ Tài chính là một đơn vị lớn có rất nhiều đơn vị dắt mối thực hiện các nhiệm vụ chức năng khác nhau, có những đặc thù, tác nghiệp và cơ chế quản lý tương đối độc lập, nên Bộ Tài chính rất cần có một hệ thống quản lý nhân sự hợp nhất để có thể quản lý giao hội dữ liệu để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu quản lý. Theo quan điểm quản lý nhân sự đương đại, nhân sự được quản lý theo một bộ các quy trình phối hợp, xuyên suốt sự nghiệp của nhân viên. Chính bởi vậy, việc tìm và khai triển một dụng cụ tương trợ các nhà quản trị trong việc quản lý nhân sự, xác lập cũng như theo đuổi định hướng phát triển nhân sự, trở nên một yêu cầu bắt đối với một bộ đa ngành, đa lĩnh vực như Bộ Tài chính. Để đạt được hiệu quả cao hơn trong việc QLCB trong toàn ngành Tài chính, Bộ Tài chính cần một giải pháp không những phải làm mờ đi ranh giới giữa các quy trình nghiệp vụ QLCB, mà còn phải làm mờ đi ranh giới giữa các đơn vị, hệ thống trong ngành. Lên đường từ nhu cầu hiện đại hóa công tác quản lý cán bộ ăn nhập với tiêu chuẩn quốc tế trong điều kiện hội nhập WTO của Việt Nam, yêu cầu có một hệ thống thông báo QLCB giao hội thống nhất toàn ngành Tài chính đã trở nên rất cấp thiết. Hệ thống QLCB mới, tiên tiến, hiện đại sẽ phục vụ hiệu quả hơn các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của hết thảy các đơn vị; thực hiện tổng hợp thưa tình hình cán bộ một cách chóng vánh, chuẩn xác, bảo đảm sự tường của công tác quản lý ngành Tài chính. Một hệ thống QLCB như thế chẳng những giúp Bộ Tài chính trong việc quản lý tập kết hiệu quả nguồn lực con người, phản chiếu chính xác, kịp thời các vấn đề trong việc quản lý cán bộ; mà còn giúp các đơn vị chủ quản có một cái nhìn xuyên xuốt từ trên xuống dưới, cả từ tổ chức bộ máy đến các yêu cầu về năng lực nghiệp vụ của từng cán bộ, đơn vị, góp phần tương trợ công tác quản lý, xây dựng, đào tạo và dùng nguồn lực con người của ngành Tài chính một cách tối ưu. Bên cạnh đó, hệ thống cần đảm bảo phục vụ kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác TCCB, song song, phải đồng bộ và hạp với những cách tân về chiến lược và chính sách trong công tác tổ chức cán bộ đã và sẽ ban hành trong thời kì tới như: Chiến lược cán bộ ngành Tài chính tuổi 2013-2020; Nghị định sửa đổi, bổ sung Nghị định 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008; các chính sách sửa đổi về công tác cán bộ, đào tạo, tuyển dụng, nâng lương, nâng ngạch bậc, đào tạo, phân cấp, quy hoạch, bổ dụng, bổ dụng lại, luân phiên, luân chuyển, thẩm tra… Chuẩn y hệ thống này, người làm mướn tác QLCB có thể khai thác thưa, thống kê tùy biến theo đề nghị của mình tại các cấp và theo phân cấp quản lý cán bộ trong ngành Tài chính, bảo đảm tin cậy, nhanh chóng, kịp thời, theo đúng mẫu biểu quy định hiện hành của Bộ Nội vụ và của Bộ Tài chính. Mặt khác, hệ thống cần phải có khả năng cung cấp trực tuyến đầy đủ các mẫu biểu vắng theo quy định, có các tiện ích tương trợ công tác quản lý cán bộ như: các chức năng cảnh báo về thời điểm nâng lương bộc trực, bổ dụng lại hay nghỉ hưu, lục vấn thông tin theo nhiều chiều… Hệ thống danh mục dùng chung trong hệ thống bao gồm những thông tin được tiêu chuẩn hóa và thắt phải dùng để bảo đảm tính thống nhất trong việc quản lý hay thống kê thông tin. Bên cạnh đó, một vấn đề cần đặc biệt quan hoài là tính tích hợp, bàn bạc thông báo của hệ thống thông tin QLCB với các ứng dụng quản lý nghiệp vụ khác có liên can đến công tác tổ chức cán bộ như phần mềm thi đua khen thưởng, phần mềm kế toán nội bộ… Qua đó, giúp bảo đảm chuẩn luận bàn thông báo đáp ứng việc cung cấp thông báo cho Bộ Nội vụ khi có yêu cầu theo đúng quy định. Hơn nữa, việc tăng tính tích hợp, liên thông của hệ thống cũng đòi hỏi công tác bảo đảm an toàn, bảo mật thông báo với nhiều tầng bảo mật kết hợp khả năng phân quyền người dùng cần được quan hoài đặc biệt. Cụ thể, vấn đề bảo mật có một hệ thống tụ hợp với dữ liệu quan yếu và mẫn cảm về con người là khôn cùng quan yếu, nên cần phải có một giải pháp đầy đủ cho việc bảo mật thông tin bằng cách mã hóa cơ sở dữ liệu, mã hóa dữ liệu truyền nhận, quản lý phân quyền người dùng của các phân hệ, trong đó, đặc biệt lưu ý việc quản lý và phân quyền cho người dùng cập nhật và khai phá thông tin đối với hệ thống tụ hội toàn ngành.  Cần chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ  Qua thực tế khảo sát tại một số đơn vị thuộc ngành Tài chính (Vụ Thi đua Khen thưởng, ngân khố Nhà nước, ngân khố quốc gia Hà Nội, Tổng cục thương chính, Cục thương chính TP. Hà Nội, Tổng cục Thuế) cho thấy: Trước khi đưa phần mềm QLCB vào dùng thì công tác QLCB tại các đơn vị này tồn tại nhiều hạn chế như: cả thảy công tác nghiệp vụ vẫn phải xử lý thủ công, rời rạc, chưa có quy trình thống nhất giữa các đơn vị các cấp, dẫn đến việc gieo, rà hồ sơ dễ bị sai sót. Công tác QLCB của các đơn vị cấp trên đối với các đơn vị cấp dưới gặp khó khăn, do chưa có hệ thống biểu mẫu mỏng thống nhất, đồng nhất giữa các đơn vị… Riêng trường hợp Kho bạc Nhà nước, hoặc các đơn vị thuộc hệ thống Hải quan cũng đã ứng dụng công nghệ để phục vụ công tác QLCB, nhưng mỗi đơn vị lại sử dụng một phiên bản phần mềm quản lý, theo dõi khác nhau, thiếu đồng bộ về biểu mẫu… Do đó, không đáp ứng được đầy đủ yêu cầu về nghiệp vụ quản lý cán bộ. Do chưa có sự khai triển đồng bộ nên việc đánh giá và tổng hợp bẩm về tình hình nhân sự của toàn ngành Tài chính chưa phát huy được hiệu quả, số liệu cục bộ và gây rất nhiều khó khăn cho việc tổng hợp. Thực tại, trong thời gian từ năm 2008 đến nay, phần mềm QLCB 4.0 được sử dụng tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) đem lại hiệu quả cao trong việc tra, cữ thông báo về hồ sơ của cán bộ công chức trong cả hệ thống và được đánh giá chung là đơn vị khai triển thành công nhất so với các đơn vị khác. Nếu vận dụng QLCB tại Kho bạc quốc gia đã được nâng cấp và cập nhật khắc phục được nhiều lỗi, thì đối với cơ thuế quan, phần mềm không được nâng cấp đồng bộ. Đơn cử tại một số cục thuế vẫn đang sử dụng phiên bản 1.0, 2.0 và 3.0, còn tại văn phòng Tổng cục Thuế vẫn đang dùng song song cả 2 phiên bản 3.0 và 4.0. Chính nên chi, để xây dựng được hệ thống thông báo QLCB hoàn thiện cần chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống quản lý cán bộ ngày nay (QLCB 3.0, QLCB 4.0) đang vận hành tại các đơn vị sang hệ thống mới. Muốn vậy, bước đầu cần xem xét, đánh giá kỹ hơn về phần mềm đang dùng tại từng đơn vị thay vì đánh giá chung chung bởi các phần mềm được nâng cấp và triển khai tại các phân hệ là khác nhau. Theo đánh giá của KBNN cho thấy, phần mềm QLCB mà Bộ Tài chính hướng tới theo mô hình tụ họp có các đề nghị, chức năng khá giống phần mềm QLCB 4.0 của KBNN đang sử dụng; nhưng được bổ sung thêm các chức năng như: quy trình bổ nhậm, bổ dụng lại, quy hoạch và tuyển dụng. Từ kinh nghiệm sử dụng phần mềm QLCB 4.0 tại KBNN (từ 01/01/2008 đến nay) quản lý trên 15.000 hồ sơ công chức, lao động trong toàn hệ thống và căn cứ vào quy trình nghiệp vụ về công tác tổ chức cán bộ theo quy định hiện hành, KBNN yêu cầu phần mềm hệ thống thông tin QLCB của Bộ Tài chính cần tụ họp vào đề nghị quản lý quờ quạng thông tin nhân sự của bít tất các đơn vị trong Bộ Tài chính nhằm phục vụ việc buông, lớp thông tin và kết xuất chuẩn xác các vắng chuẩn và ít động. Do đó, việc đưa các yêu cầu quy trình bổ dụng, bổ dụng lại, quy hoạch vào chương trình phần mềm là rất phức tạp, vì các quy trình này phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan của con người, trong triển khai thực tế có nhiều trường hợp nảy sinh, quy trình đổi thay. Kết nạp ý kiến này, Cục Tin học và Thống kê tài chính (Bộ Tài chính) đã sửa đổi chương trình phần mềm chỉ hỗ trợ các quy trình như bổ nhậm, bổ nhậm lại, quy hoạch… các nội dung công việc như sàng lọc thông tin, quản lý, in các quyết định theo mẫu có sẵn, không thực hiện thay cho con người.  chọn lựa giải pháp nước ngoài?  Theo thiết kế, kiến trúc tổng thể các chức năng của hệ thống QLCB ngành Tài chính bao gồm các khối chức năng: Quản trị hệ thống - thông báo: Được tiêu chuẩn hóa và bắt phải sử dụng để đảm bảo tính thống nhất trong việc quản lý hay thống kê thông tin. Cho nên trước khi làm việc với hệ thống, phải bảo đảm các bảng danh mục thông báo hệ thống phải được cập nhật hoặc thiết lập đầy đủ và hợp nhất; Tổ chức bộ máy gồm các chức năng hỗ trợ để theo dõi, quản lý tổ chức bộ máy của ngành Tài chính như: cập nhật, sửa đổi thông tin các đơn vị được thành lập mới, tổ chức lại, giải thể,… của các tổ chức, đơn vị trực thuộc theo phân cấp, phân quyền và yêu cầu của người sử dụng.  Quản lý biên chế : Chức năng quản lý biên chế ngày nay, diễn biến tăng, giảm theo từng tuổi của ngành Tài chính.  Tuyển dụng - tương trợ : Các cán bộ chuyên môn về TCCB trong các khâu tuyển dụng cán bộ, công chức định kỳ hoặc phát sinh trong năm.  Quản lý cán bộ : Chức năng cơ bản là quản lý hồ sơ của các cán bộ, công chức. Ngoại giả, khối chức năng này sẽ quản lý vớ các diễn biến, biến động trong quá trình công tác của một cán bộ, công chức từ lúc bắt đầu trở thành một công chức cho đến khi nghỉ việc.  Quản lý đào tạo : Mục tiêu của khối chức năng này là tương trợ chắt lọc và xác định các đối tượng còn thiếu chứng chỉ, bằng cấp, kỹ năng theo tiêu chuẩn chức danh của ngành, hỗ trợ lên kế hoạch đào tạo hằng năm, quản lý kết quả đào tạo bồi dưỡng.  thưa thống kê : Gồm hệ thống các báo cáo phục vụ cho các hoạt động chuyên môn hàng ngày của các cán bộ, công chức thuộc các Vụ, Phòng Tổ chức cán bộ (TCCB).  Tiện ích tương trợ : Mục tiêu khối này nhằm cung cấp cho các cán bộ làm thuê tác TCCB dịch vụ cảnh báo sớm đối với các đối tượng: Nâng lương thẳng tính, bổ dụng lại hay nghỉ hưu... Ngoại giả, khối tiện ích hỗ trợ còn giúp các đơn vị gửi giấy báo thi, kết quả điểm thi, lịch phỏng vấn... Bên cạnh đó, về khuôn khổ và quyền truy xuất dữ liệu sẽ được tổ chức và phân chia theo các khối cơ quan (khối cơ quan Bộ Tài chính, khối cơ quan thuế, khối cơ quan Hải quan, khối cơ quan Kho bạc Nhà nước, khối cơ quan Dự trữ quốc gia, khối cơ quan UBCKNN), bộ phận TCCB của khối nào thì xử lý các thông báo trong khuôn khổ của khối đó và tuân các quy định về phân cấp quản lý. Có thể thấy, với các hệ thống thông tin lớn như của ngành Tài chính, xu thế chung hiện thời là dùng các giải pháp phần mềm thương mại nước ngoài sẵn có, đã được khai triển thành công ở các dự án tương tự, chỉnh sửa cho thích hợp với môi trường và nhu cầu sử dụng cụ thể. Thực tại, phương pháp này có các ưu điểm như tận dụng được các kinh nghiệm tốt nhất của các dự án đã từng khai triển thành công trên thế giới, thiết kế bảo đảm toàn diện, đã tính tới khả năng nâng cấp sau này. Thêm vào đó, các giải pháp này thường có nhiều năm kinh nghiệm, tích hợp các nghiệp vụ và công nghệ tiên tiến hàng đầu thế giới, hơn nữa kiến trúc của sản phẩm thường tương trợ cho các mô hình cả tập hợp và phân tán có quy mô rất lớn lên tới hàng trăm nghìn cán bộ, viên chức. Ngoại giả, có thể tương trợ khả năng mở mang theo nhu cầu phát triển của đơn vị/tổ chức quản lý quốc gia hay doanh nghiệp trong tương lai mà mức độ ảnh hưởng ít hơn nhiều so với các giải pháp trong nước. Đặc biệt, chất lượng của các phần mềm nước ngoài cũng cao hơn phần mềm trong nước, do đã được qua nhiều vòng đời phát triển, nâng cấp, cải tiến với một hệ thống tài liệu đầy đủ, phong phú, thời kì khai triển dự án ngắn. Cụ thể, về vấn đề xây dựng hệ thống, mô hình tập hợp ở cơ quan Bộ chỉ cần triển khai hạ tầng kỹ thuật tại 1 điểm (cơ quan Bộ) cho phép linh hoạt hơn trong việc lựa chọn, tối ưu hóa phương án khai triển thiết bị, máy chủ, cũng như tối ưu hóa mặt bằng đặt trang thiết bị (TTDL). Việc khai triển theo mô hình tụ hợp ở Bộ cho phép tuyển lựa thêm 1 vài phương án mua sắm máy chủ như: Giảm số lượng máy chủ cần mua sắm bằng cách mua các máy chủ có câu hình mạnh hơn, hoặc chỉ cần mua 1 máy chủ lớn để đáp ứng hiệu năng dùng của cả 5 khối tổng cục; áp dụng mô hình ảo hóa để tận dụng các máy chủ sẵn có… ngoại giả, mô hình tập hợp ở Bộ cũng cho phép đơn giản hóa công tác tổ chức quản lý triển khai hạ tầng. Về quản trị, vận hành hệ thống, mô hình tập kết ở cơ quan Bộ sẽ chỉ cần cán bộ quản trị hệ thống ở 1 điểm, tùng tiệm hơn trong công tác quản trị vận hành hệ thống. Đáng chú ý, trong trường hợp được chuẩn hóa tốt, mô hình tụ tập ở cơ quan Bộ hoàn toàn đảm bảo được chất lượng dịch vụ cho từng tổng cục, có khả năng đáp ứng nhu cầu dùng của hệ thống. Ngoại giả, với số lượng người dùng không quá lớn, tần suất truy cập vào hệ thống không thực sự nhiều, hệ thống mạng trục nội bộ của Bộ hoàn toàn có khả năng đảm bảo chất lượng băng thông, đường truyền cho người sử dụng tại mỗi tổng cục. Về phí đầu tư, do có sự phân tán về hạ tầng ở 5 tổng cục, nên hoài dịch vụ hỗ trợ bảo trì hạ tầng đối với mô hình tập kết ở cấp tổng cục sẽ cao hơn so với mô hình giao hội ở cơ quan Bộ (chỉ tương trợ bảo trì hạ tầng ở 1 điểm).Mặc dù, các phần mềm nước ngoài có hạn chế là đòi hỏi phí tổn đầu tư ban sơ khá cao so với phần mềm trong nước; tuy nhiên, xét về uổng vận hành (hay phí bảo trì) thì lại thấp dẫn đến tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp, do hà tằn hà tiện phí tổn về nguồn lực vận hành hệ thống, vì thường ngày các giải pháp này thường được áp dụng theo mô hình tập trung; việc sửa lỗi, nâng cấp được thực hành tập trung, vì vậy phí tổn bảo trì (vận hành) sẽ giảm và nhanh hơn rất nhiều đối với các mô hình phân tán mà các giải pháp trong nước hay vận dụng khi mà quy mô của dự án ngày một lớn. Một vấn đề cũng được các phân hệ của ngành Tài chính quan tâm đó là quyền tự chủ tại các khối cơ quan cũng được hệ thống QLCB đáp ứng. Cụ thể, do đối với người dùng, ứng dụng và CSDL là hoàn toàn trong (không cần quan tâm tới việc hạ tầng hệ thống đặt ở đâu, tổ chức như thế nào), nên quyền tự chủ dùng áp dụng phần mềm QLCB là như nhau. Đối với thiết bị hạ tầng, việc quản lý hội tụ ở Bộ sẽ giúp Bộ quản lý một cách giao hội, hiệu quả hơn, tối ưu hóa đầu tư trang thiết bị hạ tầng, tránh được việc đầu tư dôi, phung phá. Theo Công ty TNHH Hà Thắng - đơn vị lập thưa nghiên cứu khả thi dự án hệ thống thông báo QLCB theo mô hình tập hợp, đối với một bài toán quản lý nhân sự phức tạp, có quy mô quản lý hồ sơ cán bộ lớn, và yêu cầu cao về sự đảm bảo sự thành công của dự án, vận hành ổn định và khả năng linh hoạt khi có nhu cầu mở mang hệ thống, thì việc chọn lựa sử dụng giải pháp phần mềm thương mại đóng gói nước ngoài theo chuẩn quốc tế là hạp đối với Bộ Tài chính. Ngành Tài chính có 71.495cán bộ, trong đó, cơ quan Bộ có 1.210 cán bộ, Tổng cục Hải quan 10.491 cán bộ, Tổng cục Thuế 42.761, Tổng cục Dự trữ Nhà nước 2.430, Kho bạc quốc gia 14.246, Ủy ban chứng khoán quốc gia 366 cán bộ. Với quy mô như bây giờ, thì hệ thống cần có tầm nhìn xa hơn mà theo như quan điểm của Vụ Kế hoạch - Tài chính (Bộ Tài chính), trang thiết bị cho hệ thống tác nghiệp chính cần có khả năng đáp ứng cho tối đa 80.000 người dùng và đáp ứng tối đa cho 5.000 người dùng đồng thời. Còn theo Vụ Tổ chức Cán bộ, nhu cầu phải có hệ thống phục vụ công tác quản lý cán bộ đang ngày một cấp bách và cần được đẩy nhanh tiến độ hoàn thành triển khai toàn ngành trong năm 2015.  (Thu Hương)